Engelli web sitesi için tıklayın

ALANYA BELEDİYESİ - ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ


Görev tanımları

T.C.

ALANYA BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

TEŞKİLAT, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

 

MADDE - 1

Bu yönetmeliğin amacı; Özel Kalem Müdürlüğünün teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile

çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

 

MADDE-2

Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev,yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul esaslarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE-3

 

Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine istinaden

Hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

 

MADDE-4 Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

 

a)      Başkan :Alanya Belediye Başkanı’nı

 

b)      Belediye :Alanya Belediyesi’ni

 

c)      Meclis : Alanya Belediye Meclisi’ni

 

d)      Encümen: Alanya Belediye Encümeni’ni

 

e)      Müdür : Özel Kalem Müdürü’nü

 

f)       Müdürlük :Özel Kalem Müdürlüğü’nü

 

g)      Personel :Özel Kalem Müdürlüğü’nde görevli tüm personelini ifade eder.

 

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

   Teşkilat, Yönetim, Bağlılık

Teşkilat

 

MADDE-  5   Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmaları yapar. Bu çalışmalar, aşağıdaki personel eliyle yürütülür.

 

a)      Özel Kalem Müdürü

b)      İdari Birim

c)      Dış İlişkiler ve Turizm Birimi

d)      Basın, Halkla İlişkiler Birimi

e)      Araç Tevzi Birimi

f)       Tasarım Birimi

g)      Akademik Araştırmalar Merkezi

h)      Sosyal Tesis ( Misafirhane)

i)        Sekreterya

 

Yönetim

 

MADDE- 6-(1)

Özel   Kalem   Müdürlüğünde   sunulan   hizmetler;   bu    Yönetmelik   hükümleri çerçevesinde; düzenlenir ve yürütülür.

Bağlılık

 

MADDE-7

 

Özel  Kalem  Müdürlüğü,  Belediye   Başkanına   veya   görevlendireceği  Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Görev/Yetki Ve Sorumlulukları

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV/YETKİ VE SORUMLULUKLARI


1.    Müdürlük iş ve işlemlerini mevzuat çerçevesinde Başkanlık, Meclis ve Encümen kararlarına göre yürütmek,
2.    Müdürlüğün çalışmalarını tanzim etmek ve personel arası görev dağılımı yapmak,
3.    Belediyenin "Stratejik Planı" çerçevesinde faaliyetlerini yürütmek,
4.    Müdürlük Personelinin disiplin ve sicil işlerini yapıp onaylamak,
5.    Müdürlük birimleri arasında koordinasyonu sağlamak,
6.    Müdürlüğün çalışma programını hazırlatıp uygulatmak,
7.    Müdürlük çalışmalarında kullanılan demirbaş malzeme ve kırtasiyenin amacına uygun kullanımını sağlamak,
8.    Müdürlük ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlamak,
9.    Müdürlük personeline görev dağılımını yapmak, izlemek,görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirmek,
11.    Süreçlerin sürekli iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak,
12.    Yapılan çalışmalarda personelin motive edilmesi,verilen önerileri değerlendirerek gerektiğinde çalışmalara katılarak, çalışma ortamını sürekli olarak geliştirme çabası içinde olmak,
13.    Müdürlük ile ilgili yazışmaların yapılmasını sağlamak,
14.    Başkan tarafından verilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek,
15.    Müdürlük ile ilgili bütçe hazırlanmasında mali işlere yardımcı olmak
16.    Müdürlük faaliyetlerinin etkin, verimli ve amaca uygun gerçekleştirilmesini sağlamak, çalışmaları planlamak, izlemek, denetlemek ve koordine etmek,
17.    Vatandaş memnuniyetini sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak,
18.    Tespit edilmiş strateji, hedef ve politikalar doğrultusunda planlar hazırlamak, uygulamak ve aksayan kısımlara yönelik çözümler üretmek,
19.    Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlamak.
20.    Başkanlık Makamının görev ve sorumluluklarında kendilerine yardımcı olmak ve Belediye Başkanı`nın mevcut yükünü hafifletmek,
21.    Başkanlık Makamının emir ve direktiflerini müdürlüklere ulaştırmak, takip ve sonuçlandırılmasını sağlamak
22.    Belediye de hizmet veren tüm müdürlüklerin kendi aralarında ve bu müdürlükler ile Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek,
23.    Başkanlığa ulaşan vatandaş talepleri ve şikayetleri değerlendirilip, Belediyemizi ilgilendirenlerin çözümleri sağlanırken, diğer kamu kurum ve kuruluşlarını ilgilendiren talep ve şikayetlerin çözümlenmesinde vatandaşa yardımcı olmak,
24.    Vatandaş, kurum ve kuruluşlardan gelen Başkan ile görüşme istekleri koordine etmek,
25.    Çeşitli açılış ve törenlere Belediye Başkanının iştirak etmesini temin etmek, herhangi bir sebepten dolayı Belediye Başkanının katılamadığı organizasyonlara Başkanlık Makamı adına çelenk yada çiçek göndermek.
26.    Turizm çalışmaları konusunda gerekli çalışmaları yapar diğer birimlerle bu konuda koordineli çalışmalar gerçekleştirmek.
27.    Halkla ilişkiler konusunda gerekli çalışmaları yapmak.
28.    Basın ve medyada çıkan Belediye ile ilgili haberleri takip etmek, gerekli cevaplandırmanın yapılmasını sağlamak,
29.    Belediye birimlerinin her türlü hizmet ve faaliyetlerini Belediyenin internet sitesi, sözlü ve yazılı basın yayın ile bütün imkanlarını kullanarak medya ile tanıtmak
30.    Belediye çalışmalarının halka duyurulması için aylık bülten dergisinin hazırlanması, bastırılması ve halka ulaştırılmasını sağlamak.
31.    Belediyeye ait web sayfasında duyurular ve haberleri koyarak www.alanya.bel.tr adresinin günlük güncellemelerini yapmak.
32.    Vatandaşların belediyeden istek, talep ve şikayetlerini takip etmek ve sonuçlanması için diğer ilgili birimlerle koordineli olarak çalışmak.

33.    Belediyemiz faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyu ile duyurulması ile kamuoyundan gelen şikayet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirme çalışmalarını yapmak
34.    Açılış, kutlama, mezuniyet vb. törenleri, toplantı gibi faaliyetleri organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
35.    Belediye Başkanı tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda başkanın konuşmasını ve vereceği mesajların içeriğini hazırlamak
36.    Belediye ve başkanın mesaj sisteminden halka mesajlar göndermek.
37.    Belediyenin ve Başkanın facebook ve twetter adreslerinde belediye hizmetlerini ve başkanın çalışmalarını yayınlar ve vatandaşların mesajına cevap vermek
38.    Belediyenin basın kuruluşları ile iyi bir iletişim içinde olmasını sağlamak.
39.     Belediyenin etkinliklerini ve belediye başkanının mesajlarını billbord ve afiş gibi açık hava reklamlarına dönüştürerek vatandaşların haberdar edilmesini sağlamak.
40.    Belediye Başkanı adına davetiye ve tebrik kartları bastırmak ve posta yoluyla ilgili kurumlara iletmek
41.    Basın toplantıları düzenler ve toplantıyı organize eder.
42.    Belediyemizin faaliyetlerinin geniş halk kitlelerine duyurulması ve toplantılarda dağıtılması için bastırılan broşür, kitapçık, bilgilendirme afişleri gibi materyallerin planını hazırlayarak dağıtılmasını sağlamak
43.    Basın yayın organlarında yer alan bütün haberlerin belediyemiz ve başkanlıkla ilgili kupür, resim, slayt ve kasetlerini temin ederek konulara göre sınıflandırarak arşivlemek
44.    Belediye Başkanı adına taziye ve kutlama mesajları gönderilmesini sağlamak,
45.    Gazete, mecmua ve mevzuatla ilgili yayınlar, diğer neşriyatın satın alınması ve resmi gazete ile diğer bazı süreli yayınların abone yenileme işlemlerini yürütmek.
46.    Yerel, Ulusal ve Uluslararası televizyon kanallarının izlenmesi, Başkanlık Makamı ile ilgili birimlere ait haber ve benzeri görüntülerin derlenerek ilgili yerlere sunulmasını sağlamak.
47.    Diğer halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak, bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak,
48.    İlçemizin kültürel ve tarihi zenginliklerini fotoğraf, film, video, CD, ses kasetleri vb. yöntemlerle değerlendirmek, Kamuoyuna ulaştırmak böylece bir Alanya’nın tanıtımına katkıda bulunmak.
49.    Uluslararası ve ulusal organizasyonlara katılan basın mensuplarının geliş-gidişlerinin sağlanması ve ilçemizde ağırlanmasını sağlamak

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
İDARİ BİRİM GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI


1.    Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli-verimli telefon haberleşmesi ile randevu trafiğinin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
2.    Belediye'yi ve Belediye Başkanı'nı ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak,
3.    Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak,
4.    Başkanlık makamının istekleri doğrultusunda dosyalanması işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
5.    Halk günleri ve/veya diğer günlerde Belediye Başkanı'nı görmek için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin Belediye Başkanı’na rapor edilmesini sağlamak,
6.    Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en hızlı şekilde Başkan'a ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını, takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
7.    Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. Başkan'ın zamanını çok iyi planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak,
8.    Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
9.    Resmi tören ve kutlamalarda Belediye'nin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde organize etme işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
10.    Belediye Başkanı'na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapmak,
11.    Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programları ve etkinliklerde ilgili Müdürlüğe verilecek destek için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
12.    Başkanlığın kurum dışı toplantılarını organize edilmesi,
13.    Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürü sağlamak,
14.    Belediye Başkanı'nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlamak, Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplamak,
15.    Bakanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
16.    Belediye Başkanının katılmadığı organizasyonlara Başkanlık makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek göndermek,
17.    Belediye Başkanının temsil ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
18.    Açılış, kutlama, mezuniyet vb. törenleri, toplantı gibi faaliyetleri organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
19.    Belediye Başkanının onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,

20.    Başkanlığın, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, İlçe Emniyet Müdürlüğü ve İlçedeki diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile muhtelif zamanlarda görüşmeler yapılmasını sağlamak,
21.    Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
22.    Müdürlüğe ait taşınır mal girişlerini,satınalma işlemlerini organize etmek.


ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
DIŞ İLİŞKİLER ve TURİZM BİRİMİ GÖREV/YETKİ VE SORUMLULUKLARI


1.    Belediyenin amaçları, prensip ve politikaları ile  Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde,Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda, Belediyenin Yerel bazda,Ulusal bazda  ve uluslararası kuruluşlar ile mevcut ilişkilerinin geliştirilmesi ve yeni ilişkiler kurulmasını sağlamak,
2.    Uluslararası kuruluşlar ile ilgili resmi yazışma,üyelik onay, meclis kararı, onayları dahil tüm işlemleri yürütmek,
3.    Belediyenin üyesi olduğu uluslararası kuruluşlar ile olan bağlantıları sürdürmek,
4.    Belediyenin koordinatörü olduğu kuruluşlar ile bağlantıları sağlamak, diğer koordinatörlerin çalışmalarına destek vermek,
5.    Belediyeye intikal eden çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak,
6.    Belediyenin uluslararası kurum ve kuruluşlarla kurduğu veya kuracağı ilişkilerin sağlıklı yürütülmesi, konu ile ilgili bilgi ve dokümanların alınabilmesi için uluslararası iletişim ağından da faydalanılarak söz konusu bilgilerin derlenip düzenlenmesi ile birlikte Belediye heyetlerinin yurtdışı seyahatleri sırasında kullanılabilir hale getirilmesini sağlamak,
7.    Yerel yönetimler, uluslararası kurum ve kuruluşlar, kültür ve sanat kurumları ile ilişkiler kurmak, işbirliğini sağlamak , maddi ve manevi kültürümüzün tanıtımını sağlamak,
8.    Uluslararası kuruluş, kardeş kent ve diğer dünya kentlerinden gelecek misafirleri ağırlamak, gerekli programları yapmak ve yetkililerle görüşmelerini sağlamak,
9.    Belediye personelinin yurtdışına çıkışlarını organize etmek, vize başta olmak üzere görevlendirmelerle ilgili yolluk, pasaport, seyahat, konaklama, hediye temini,yurt dışı toplantı organizasyonları ve gerekli işlemleri tamamlamak, gerekli programları ve rezervasyonlarını yapmak,
10.    Ülkeler arası ilişkilerde ülkemizin dış ülkelerle itibarının artmasına yerel yönetimler bazında zemin hazırlamak,
11.  Dış ülke kentlerine yapılacak seyahatlerdeki gözlem, inceleme ve dokümantasyon çalışmalarının öncülüğünü yapmak,
12.    Alanya ilçesinin medeniyet, tarih ve doğasının Dünya çapında tanıtımını sağlamak,
13.    Kalkınmış ülkelerdeki şehircilik yapısı ve insan kaynakları incelenerek birikimlerin aktarılmasına zemin hazırlamak,

14.    Uluslararası barışa katkı sağlamak için her türlü insani programı düzenlemek, uluslararası ilişkilerde ülkemizin etkinlik ve güvenirliğine katkı yapmak, dostane ilişkiler sergilemek,
15.    Alanya  ilçesi ile dünya kentleri arasında kardeş kent ilişkisi kurulması ve mevcut ilişkilerin geliştirilmesini sağlamak, kardeş ve dost şehirler ile ilişkileri yürütmek,
16.    Belediyeler ile bağlantılar, ortak organizasyonlar, uluslararası öğrenci değişimleri, kardeş okul ve kurum bağlantılarına destek vermek, kardeş kent uygulamaları ile farklı kültürlerin birbirlerini tanıması ve yakınlaşmasını temin etmek, halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek etkinlikler düzenlemek,
17.    Ülkeler ve belediyeler arasında ekonomi, ticaret, eğitim, bilim ve teknoloji konularında alışverişi geliştirmek, işbirliği alanlarını geliştirmek,
18.    Yurt dışına giden ve şehrimize gelen temsilciler aracılığı ile Belediyenin en iyi şekilde temsil edilmesini ve tanıtılmasını sağlamak,
19.    Belediyenin yurt dışından gelen konuklarının ağırlanmasını sağlamak, ziyaret programları,toplantı organizasyonu, tercümanlık ve rehberlik hizmetleri, yabancı misafirlere verilen yemeklerde protokol düzeni, hediye temini, gerektiğinde geliş ve dönüş yolculuklarında refakat etmek,
20.    Ülkemizdeki diplomatik misyon temsilcilerinin ve kentimizi çeşitli nedenlerle ziyaret eden yabancı konukların kentimizdeki programlarının gerçekleştirilmesi ve belediyenin üst düzey temsilcileri ile yaptıkları görüşmelerde tercümanlık hizmetlerini yapmak,
21.    Resmi veya özel uluslararası kurum ve kuruluşlarla, kültür, sanat, ticaret, spor ve sosyal kuruluşlarla bağlantı kurmak ve işbirliği sağlamak,
22.    Yurtdışındaki veya yurt içindeki belediyelerle yerel yönetimin geliştirilmesine katkı sağlayacak konularda iyi niyet ve işbirliği protokolleri imzalanmasını koordineve uygulanmasını takip etmek,
23.    Yurtdışı üniversitelerin ilgili bölümleri ile diyalog kurarak karşılıklı görüş alışverişinde bulunmak,
24.    Belediye bünyesinde  yurtiçi ve dışındaki ilgili kurum ve kuruluşlarla koordinasyona giderek, ortak inceleme, araştırma ve uygulama birimleri oluşturmak ve çalıştırmak,
25.    Uluslararası etkinlikler ve toplantılar organize etmek; kültür, sanat, turizm, eğitim, spor, ticaret, sağlık ve benzerleri ile ilgili Belediyenin birimleri veya ilgili kuruluşlar ile ortak çalışmalar yapmak;
26.    Uluslararası toplantılara katılım sonrasında katılımcının raporunun temin edilmesi, edinilen bilgi ve belgelerin ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak,

27.    Toplumun ilgi ve bilinç seviyesini yükseltmek için; yerli ve yabancı, yerel, ulusal, uluslararası basın yayın araçlarından istifade etmek, her dilden broşür, dergi, kitap ve benzeri yayınlar yapmak

 

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

BASIN- HALKLA İLİŞKİLER BİRİMİ

GÖREV/YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

1.Belediye birimlerinin her türlü hizmet ve faaliyetlerini Belediye’nin internet sitesi, sözlü, yazılı basın yayın organları ile bütün imkanlarını kullanarak medyada tanıtır

2.Belediye Başkanının tv programları ve basın toplantılarını organize eder ve takibini yapar

3.Belediye çalışmalarının halka duyurulması için aylık bülten dergisinin hazırlanmasını, bastırılması ve halka ulaştırılmasını sağlar.

4.Belediyeye ait web sayfasında duyurular ve haberleri koyarak www.alanya.bel.tr adresinin günlük güncellemelerini yapar.

5.Basın ve medyada çıkan Belediye ile ilgili haberleri takip eder, gerekli cevaplandırmanın yapılmasını sağlar,

6.Açılış, kutlama, tören, toplantı gibi faaliyetlerin önceden basına duyurulması,  organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanmasını sağlar, kontrol ve takibini yapar,

7.Etkinlik ve duyuruları hakkında (adem murat yücel) sms sistemi ile vatandaşlara bilgi verir.

8.Alanya Belediyesi ve Belediye Başkanına ait sosyal medya hesaplarının güncellenmesini sağlar, belediye hizmetlerini ve başkanın çalışmalarını yayınlar ve vatandaşların mesajına cevap verir.

9.Belediyenin basın kuruluşları ile iyi bir iletişim içinde olmasını sağlar

10.Belediye çalışmaları ile ilgili basın gezileri düzenler ve geziyi organize eder.

11.Basın yayın organlarında yer alan bütün haberlerin belediyemiz ve başkanlıkla ilgili kupür, resim, slayt ve kasetlerini temin ederek, konulara göre sınıflandırarak arşivler

12.Yazılı ve görsel medyaya Belediye Başkanı adına taziye ve kutlama ilanları verir.

13.Gazete, mecmua ve mevzuatla ilgili yayınlar, diğer neşriyatın satın alınması ve resmi gazete ile diğer bazı süreli yayınların abone yenileme işlemlerini yürütür,

14.Uluslar arası ve ulusal organizasyonlara ulusal ve yabancı mensuplarının katılmasını, geliş-gidişlerinin sağlanması ve ilçemizde konaklatılarak ağırlanmasını sağlar.




ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
ARAÇ TEVZİ BİRİMİ GÖREV/YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.    Araçlar gün içerisinde günlük olarak doldurdukları takip çizelgesine her çıktıkları görev için ayrı ayrı doldururlar
2.    Müdürlük gün bitiminde doldurdukları takip çizelgesini araç tevzii merkezine teslim eder.   
3.    Müdürlüğe bağlı resmi plakalı araçlarını 24 saat takip ve kontrolünü sağlamak,
4.    Müdürlük bünyesindeki araçların akaryakıtlarını, km.lerini, aşırı hızlarını ve şehir dışına çıkışlarını rapor haline getirerek Belediye Başkanlığına sunmak,
5.    Müdürlük bünyesindeki tüm resmi araçlarının sigorta ve vize bilgilerini takip ve koordinasyonunu sağlamak,
6.     Ekiplerden gelen trafik cezalarını ait olan fotoğraf ve video görüntülerini arşivlemek, Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmektir.


ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

TANITIM BİRİMİ GÖREV/YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.      Belediyenin faaliyetlerine ve Alanya’ya yönelik duyuru, tanıtım ve bilgilendirme amaçlı film, animasyon hazırlamak, afiş, davetiye, broşür, kitap, billboard, durak raketi, araç giydirme, pankart, takvim, ajanda vb. gibi materyallerin tasarımını yaparak, dağıtımını sağlamak.

2.      Şehrin çeşitli yerlerinde yeni bilgilendirme ve tanıtım alanları oluşturmak (dijital bilgi ekranları, billboardlar vb.) ve tanıtım alanlarının bakım ve onarımlarını yapmak/yaptırmak.

3.      Tanıtım filmlerinde ve fotoğraf çekimlerinde kullanılmak amacıyla her türlü ekipman satın almak veya kiralamak, filmlerde kullanılacak görüntü (video, fotoğraf, animasyon) ve ses ögelerini gereken formatlarda satın almak, filmlerde kullanılacak özgün müzikleriveya yeni özgün müzikleri yaptırmak, filmlerde kullanılmak üzere seslendirme hizmeti satın almak, filmlerde, fotoğraf çekimlerinde ve organizasyonlarda oyuncu kullanımı gerektiği durumlarda cast ajanslarından hizmet satın almak,

4.      Alanya’nın maddi, manevi, tarihi, kültürel, sanatsal ve turistik değerleri ile Alanya Belediyesi hizmetlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımını yapmak amacıyla fotoğraf çekimleri ve belgesel, animasyon, reklam ve tanıtım filmlerinin yapılması ve bu amaçla yapılacak filmlerin ve fotoğraf çekim hizmetlerinin satın alınması.

5.      Belediyemizin birimlerinden gelen tanıtıma yönelik taleplerin yerine getirilmesi sürecinde gerekli koordinasyonu sağlamak.

6.      Alanya Belediyesi hizmetlerinin tanıtımı ve duyurulması amacı ile afiş, davetiye, broşür, kitap, billboard, durak raketi, araç giydirme, pankart, takvim, ajanda vb. gibi materyallerin grafik tasarımlarını hazırlamak.

7.      Alanya Belediyesi’ne bağlı diğer birimlerden, kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin grafik tasarımlarını yapmak.

8.      Alanya Belediyesinin kurumsal kimlik kılavuzunun oluşturulmasına yönelik çalışmalar yapmak.

9.      Amblem vb. logo çalışmaları yapmak.

10. Alanya Belediyesi hizmetlerinin tanıtımı ve duyurulması amacı ile tanıtım filmleri, kampanya filmleri ve TV spotları hazırlamak, animasyon çalışmaları yapmak.

11. Vatandaşların Belediye faaliyetlerini internet ağı üzerinden öğrenmesi ve denetlenmesi amacıyla oluşturulan web sitesi üzerinde görsel ve işitsel yayın yapılması için gerekli materyalleri hazırlamak/hazırlatmak.

12.  Vatandaşların Belediye faaliyetlerini sosyal medya üzerinden öğrenmesi ve denetlenmesi            amacıyla oluşturulan sosyal medya hesapları üzerinde görsel ve işitsel yayın yapılması için gerekli materyalleri hazırlamak/hazırlatmak

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

AKADEMİK ARAŞTIRMALAR MERKEZİ

 

1. Alanya Belediyesinin gerçekleştirmeyi planladığı projelere ve çalışmalara ihtiyaç duyulan akademik bilgiyi sağlamak ve konusunda uzman akademisyenlerle birlikte çalışmak,

2. Alanya Belediyesi ile başta Alanya’daki akademik kurumlar olmak üzere ulusal ve uluslararası nitelikteki bütün kurum ve kuruluşlarla koordinasyonu sağlamak,

3. Alanyalı akademisyenler ile sürekli iletişim halinde olmak ve Alanya’da çalışma yapmaya yönlendirmek, teşvik etmek,

4. Alanya ile ilgili ihtiyaç duyulan akademik çalışmaların yapılmasını sağlamak,

5. Alanya ile ilgili yayınlanmış akademik çalışmaları düzenli olarak takip etmek ve kaydını tutmak,

6. Alanya ile ilgili istatistiki bilgileri toplayarak her alanda envanter oluşturmak,

7. Merkezde akademik bir kütüphane oluşturarak, akademik bilgiye ihtiyaç duyanlara yardımcı olmak,

8. Ulusal ve Uluslararası nitelikte düzenlenen sempozyum, seminer, konferans vb. katkı sağlamak, gerektiğinde bu tarz etkinlikleri gerçekleştirmek,

9. Alanya ile ilgili olduğu düşünülen ulusal ve uluslararası sempozyum, seminer, konferans vb. organizasyonları takip etmek, uygun görüldüğü takdirde katılım gerçekleştirmektir.

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

SOSYAL TESİSLERİ/YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

Sosyal Tesis Çalışanları
1. Belediye meclisince alınan ücret tarifelerini uygular
2. Yetkilendirdiği  görevlilerce konaklama yapanların kayıtlarını tutar, konaklama hizmetinin tahsilatını gerçekleştirir. 
3. Tesisin ihtiyaçlarını belirler ve yaptırır.

4. Belediyenin davetli üzerine gelecek olan misafirlerin ücretsiz konaklaması


OZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
ÖZEL KALEM MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI


1.    Özel Kalem Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2.    Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
3.    Özel Kalem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
4.    Özel Kalem Müdürlüğü ile Daire Başkanlıkları arasında koordinasyonu sağlar.
5.    Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
6.    Büyükşehir Belediyesi Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
7.    Başkanın randevularını düzenlemek
8.    Başkana gelen davetiyeleri gün sırasına göre dökümünü yapıp Başkana sunmak
9.    Başkanlık Makamına gelen tüm evrakları kayda almak ve ilgili birimlere işlem görmek üzere havalesini yapmak
10.    Başkanlık Makamının her türlü yazışmalarını yapmak
11.    Gelen telefonları not alıp Başkana iletmek veya gelen telefonları ilgili birimlere yönlendirmek
12.    Başkanın seyahat rezervasyonlarının yapılmasını sağlamak
13.    Başkana randevusuz gelen konukların notlarını alıp,ilgili birimlere iletmek



ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
İDARİ BİRİM GÖREV TANIMI


1.    Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli-verimli telefon haberleşmesi ile randevu trafiğinin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
2.    Belediye'yi ve Belediye Başkanı'nı ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak,
3.    Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak,
4.    Başkanlık makamının istekleri doğrultusunda dosyalanması işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
5.    Halk günleri ve/veya diğer günlerde Belediye Başkanı'nı görmek için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin Belediye Başkanı’na rapor edilmesini sağlamak,
6.    Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en hızlı şekilde Başkan'a ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını, takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
7.    Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. Başkan'ın zamanını çok iyi planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak,
8.    Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
9.    Resmi tören ve kutlamalarda Belediye'nin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde organize etme işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
10.    Belediye Başkanı'na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapmak,
11.    Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programları ve etkinliklerde ilgili Müdürlüğe verilecek destek için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
12.    Başkanlığın kurum dışı toplantılarını organize edilmesi,
13.    Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürü sağlamak,
14.    Belediye Başkanı'nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlamak, Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplamak,
15.    Bakanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
16.    Belediye Başkanının katılmadığı organizasyonlara Başkanlık makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek göndermek,
17.    Belediye Başkanının temsil ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
18.    Açılış, kutlama, mezuniyet vb. törenleri, toplantı gibi faaliyetleri organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
19.    Belediye Başkanının onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,


20.    Başkanlığın, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, İlçe Emniyet Müdürlüğü ve İlçedeki diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile muhtelif zamanlarda görüşmeler yapılmasını sağlamak,
21.    Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
22.    Müdürlüğe ait taşınır mal girişlerini,satınalma işlemlerini organize etmek.


ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
SEKRETERLİK GÖREV TANIMI


1.   Ziyaretçilerin uygun zamanda Müdür ve Başkanlık Makamı ile görüşmelerini sağlamak,
2.    Müdür ve Başkanlık Makamı’na iletilecek notları kaydedip zamanında iletmek,
3.    Başkanlık Makamının telefon görüşmelerinin düzenli bir şekilde, zamanında ve protokole uygun olarak yapılmasını sağlamak,
4.    Başkanlık Makamı’na iletilen şikâyet ve dileklere ilişkin telefon görüşmelerini ilgili birimlere iletip sonuçlanmasını takip etmek ve sonucu Özel Kalem Müdürüne bildirmek, İle görevlidir.


ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
ŞOFÖR GÖREV TANIMI

 


1.    Aracın bakımını, temizliğini ve korunmasını sağlamak,
2.    Taşıtın günlük ve haftalık bakımını aksatmadan ve sürekli olarak yerine getirmek,
3.   Taşıtın kullanılmasında, 237 Sayılı Taşıt Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlara uymak,
4.    Amirinin mevzuata uygun verdiği talimatlar doğrultusunda taşıtın hizmette kullanılması için görev yapmak,
5.    Günlük iş programı doğrultusunda kat edilen kilometre, yakıt veya harcama ile taşıtın  kullandığı süre hakkında istenilen bilgiyi amirine sunmak,
6.    Aracı özel işlerde kullanmaz veya kullandırmaz, personel olmayanı aracına alamamak ve bu konuda gerekli özeni göstermek,
7.    Aracın arıza ve bakımlarını zamanında yapmak, her zaman sağlam ve çalışır durumda bulunmasını sağlamak,
8.    Aracın sigorta ve vize işlemlerinin takip ve kontrolünü yaparak faaliyetini sürdürmek,
9.    Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmektir.


OZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER BİRİMİ GÖREV TANIMI


1.    Belediye çalışmalarının basına bildirilmesi konusunda gerekli çalışmaları yapar
2.    Belediye çalışmalarının halka duyurulması için bülten çıkartılmasın sağlar
3.    Belediyeye ait web sayfasında gerekli  haberleri yapar
4.    Turizm çalışmaları konusunda gerekli çalışmaları yapar diğer birimlerle bu konuda koordineli çalışmalar gerçekleştirir
5.    Halkla ilişkiler konusunda gerekli çalışmaları yapar
6.    Basın ve medyada çıkan Belediye ile ilgili haberleri takip etmek, gerekli cevaplandırmanın yapılmasını sağlamak.



OZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
DIŞ İLİŞKİLER BİRİMİ GÖREV TANIMI


1.    Müdürlüğün diğer müdürlük, kurum, kuruluş ve kişiler arasındaki yazışmalarını evrak ve belgelerini kayıt etmek, saklamak ve arşivlemek. Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Müdürlüğün görevleri içinden, Müdürün kendisine vereceği işleri yerine getirmek.
2.    İşleri en az maliyetle icra etmek
3.    Müdürlüğün verimliliğini artırılması ve illerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
4.    Kardeş şehirler ve uluslararası organizasyonlarla ilgili her türlü yazışma, raporlama işlemleri ve organizasyonlarla ilgili resmi yazışmaları hazırlanmasını sağlar,
5.    Belediyemizi ziyaret eden heyetlerin karşılanması, uğurlanması, konaklama, yemek, araç gibi işlemlerinde kılavuzluk hizmetlerinde üstlerinin direktiflerine uygun hareket eder,
6.    Yıllık faaliyet raporlarını hazırlar.
7.    Belediyemizce yapılan çalışmaların yurt içinde ve yurt dışında düzenlenen etkinliklerde tanıtmak,
8.    Uluslar arası kuruluş, kardeş kent ve diğer dünya kentlerinden gelecek misafirleri ağırlamak, gerekli programları yapmak, motivasyonlarını ve yetkililerle görüşmelerini sağlamak,
9.    Kalkınmış ülkelerdeki şehircilik yapısını ve insan kaynaklarının incelenmesini sağlamak,birikimlerin aktarılmasın zemin hazırlamak,
10.    Kardeş şehir uygulamaları ile farklı kültürlerin birbirini tanıması ve yakınlaşmasını temin etmek, halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek etkinlikler düzenlemek,
11.    Dış medyada Alanya Belediyesi’ni takip etmek, elde edilen bilgileri ilgili makamlara ileterek ilçemizi ve ülkemizin imajını ve prestijini korunmasını sağlamak.

 

 

 

                                                        DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
                                                              Diğer Hükümler


Yürürlük:


Madde 14  - Bu yönetmelik belediye meclisinin kabulü ve meclis kararırının Alanya Kaymakamlığı 
tarafından onaylanması  ile yürürlüğe girer. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte, bundan 
önce yürürlükte olan  Özel Kalem Müdürlüğü Kuruluş  Görev Ve Çalışma Esasları  Yönetmeliği 
yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürütme


Madde 15   –Bu yönetmelik hükümlerini, Alanya Belediye Başkanı yürütür.

duyurular
ihale ilanları
Etkinlikler